Noch sind wir auf virtuelle Projektarbeit angewiesen, aus dem simplen Grund, dass wir noch nicht reisen können. Projekte stehen aber nicht still, daher merken wir, dass einige Kunden, die ihre internationalen Projektteams physisch nicht sehen können, an ihre Grenzen stoßen. Für diese haben wir einige Tipps aus der Praxis:

Grundstein jeder virtuellen Zusammenarbeit ist es, die Regeln der Zusammenarbeit gemeinsam zu erstellen

1. Agile Prinzipien befolgen: Regelmäßigkeit reduziert Komplexität!
2. Machen Sie lieber öfter kürzere Besprechungen – z. B. eine Besprechung für ein kleines Thema statt eine lange Besprechung für mehrere Themen. Virtuelle Meetings sind intensiver und ermüdender, als „Live“-Besprechungen.
3. Salami-Technik: Schreiben Sie 1 Email pro Thema. Nicht eine lange E-Mail mit 1o Themen
4. Never write when you can call – lieber telefonieren statt schreiben. Ein Schreiben kann auch immer misinterpretiert werden. Im Gespräch können Sie durch Fragen und Antworten schneller Dinge klären
5. Kommunikation von Dringlichkeit: TMT – Telefonieren, mailen, telefonieren. Hierfür ist natürlich eine richtige Priorisierung notwendig, denn wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig und man verliert nur Zeit.
6. Kulturadäquate Kommunikation berücksichtigen. In vielen Kulturen ist ein persönlicher Kontakt von großer Bedeutung. Daher sollten Sie möglichst häufig Videokonferenzen abhalten, anstatt Mails hin und her zu senden.
7. Klären Sie die Zuständigkeiten: Wenn mehrere Personen an verschiedenen Standorten am gleichen Projekt arbeiten, müssen im Vorfeld die Zuständigkeiten eindeutig geklärt werden. Ein Beispiel: Wenn es um eine Datei / ein Dokument in MS-Teams geht, muss im Vorfeld z. B. durch den Projektmanager oder im Konsens festgelegt werden, wenn für dessen Updates zuständig ist. Denn – viele Köche verderben den Brei.
8. Seien Sie möglichst eindeutig und konkret. Hier sind ein gutes und schlechtes Beispiele aus der, wie ein(e) Vorgesetzte(r) eine Aufgabenstellung per Mail definieren kann

Ein schlechtes Beispiel:

„Füllt bitte diese Tabelle mit Infos XY bis heute Dienstschluss. Ergänzt die Tabelle um Spalten FG und befüllt sie mit Infos ABC.“

Was ist hier falsch?

• Was ist Dienstschluss? Für den einen ist es 17 Uhr, für den anderen 22 Uhr – „Home Office Schluß“
• Wer soll die Spalten machen? Mit einem hohen „Workload“ tendieren Personen dazu, Aufgaben auf anderen zu verlagern. (Team = Toll, ein anderer macht´s)
• Wie detailliert sollen die Infos ABC sein?

Ein gutes Beispiel:

„Ziel: Wie benötigen die Tabelle damit xxx morgen alle Informationen hat.

Dealine: Heute, den 27. Mai um 16 Uhr

Die Infos ABC sollen max. 50 Wörter beinhalten und folgende Punkte beinhalten: Punkt 1, Punkt2, etc..

Mitarbeiter 1, kannst Du bitte die Spalten XY einfügen.

Mitarbeiter 2, kannst Du bitte um 16.30 h kontrollieren, ob alle Informationen da sind. Wenn nicht, rufe bitte alle an und erinnere an die Dringlichkeit.“

9. Bestimmen Sie realistische Deadlines und planen Sie zusätzlich Zeit für Korrekturschleifen ein.
10. Wenn Sie international arbeiten, berücksichtigen Sie die Feedback-Regeln in verschiedenen Ländern
    1. Wurde die Botschaft verstanden? – Klare Kommunikation und Darlegen von Absichten
    2. Stellen Sie offene Verständnisfragen, keine „Ja/Nein“-Fragen
    3. Halten Sie öfters nach. In vielen Kulturen ist Feedback Chefsache, nicht die Sache des Mitarbeiters. Sofern Sie nicht seit längerer Zeit gut und vertrauensvoll zusammen arbeiten, sollten Sie öfters den Stand der Dinge überprüfen, bevor „das Kind in den Brunnen gefallen ist“

Ein schönes Beispiel ist hierfür das Telefonat eines unserer Kunden mit einem seiner Direktoren in einer Fabrik in Kasachstan. Nachdem man einige Sätze über das Wetter, die allgemeine Lage und die Familie verloren hat, kommt das Gespräch aufs Geschäft. Man bespricht einige wichtige Kunden und dann kommt der große Knall!

Direktor: „Ja, ab morgen können wir auch wieder liefern.“

Kunde: „Wieso ab morgen? Was ist denn los bei Euch?“

Direktor: „Wir hatten technische Probleme, die Fabrik steht seit letzter Woche still.“

Kunde. „Waaaas? Warum hast Du mir nichts gesagt?“

Direktor: „Du hast mich ja nicht gefragt.“

Kein Scherz – diese Geschichte ist wahr, wenn auch für viele Deutsche komplett unverständlich.

11. Wenn Sie eine Aufgabe bekommen – Wiederholen Sie sie mit eigenen Worten – „Habe ich Sie richtig verstanden, dass…“
12. Visualisieren Sie. Hierfür gibt es gute Tools in MS Teams und anderen Konferenzsoftwares
13. Vor dem Meeting sollten Sie einen Leitfaden erstellen und allen Beteiligten zusenden, damit alle wissen, worum es geht
14. Passen Sie Ihre Erwartungen an die virtuelle Lage an. Viele Dinge sind virtuell komplizierter und benötigen mehr Zeit.
15. Bedenken Sie – Technik ist nicht alles! Oft entsteht der Eindruck, das mit der richtigen Technik alles läuft wie vorher. Die Technik stellt Tools bereit (z.B. MS Teams, Zoom etc.). Wenn der Kommunikationsprozess nicht richtig aufgesetzt ist, klappt trotzdem nichts. Es ist wie beim Fliegen: Wenn man ein tolles Flugzeug hat aber nicht fliegen kann, nutzt auch das beste Flugzeug nichts.

Wir wünschen allen Kunden viel Erfolg bei der virtuellen Zusammenarbeit und dass unsere Tipps nützlich sind und sie dabei unterstützen, auch in virtuellen Zeiten den Ball am Rollen zu halten!