Interkulturelle Kommunikation Japan – Wie schreibt man einen Brief oder eine E-Mail an Japaner?
Der Ton macht die Musik – und der Stil die E-Mail
Einen Brief auf Japanisch zu verfassen oder eine E-Mail auf Japanisch zu schreiben ist für Deutsche oft eine hohe Kunst, die ein gewisses Verständnis erfordert. Hierbei geht es nicht um die Sprache. Es geht darum, den Brief oder die E-Mail so zu verfassen, dass die Botschaft gemäß der Intention des deutschen Verfassers ankommt. Hier unterscheiden sich die deutsche Art und Weise sich auszudrücken mitunter stark von der japanischen Art und Weise. Dabei geht es nicht einfach um japanische Anreden oder eine korrekte japanische Begrüßung. Diese Dinge sind natürlich ebenfalls wichtig. Vielmehr ist von Bedeutung, wie die Sachverhalte präsentiert und „verpackt“ werden. Hier unterscheidet sich die deutsche Vorgehensweise signifikant von der japanischen. Nicht umsonst nimmt das Thema interkulturelle Kommunikation einen großen Teil bei interkulturellen Trainings Japan ein.
Anregungen – kein Ersatz für einen umfassenden Leitfaden oder ein interkulturelles Training Japan
Die hier erwähnten Tipps und Hinweise sollen verdeutlichen, wo die Unterschiede sind, wenn man E-Mails in Japan und Deutschland schreibt. Weitere Hinweise finden sich natürlich zuhauf im Internet. Personen, die sich ernsthaft mit den mitunter komplizierten abweichenden Regeln zwischen Japan und Deutschland beschäftigen möchten, sei dringend angeraten, sich in einem interkulturellen Training Japan eingehender zu informieren. Hier wird intensiv darauf eingegangen, wie die interkulturelle Kommunikation zwischen Japan und Deutschland abläuft. Kenntnisse aus der Literatur sind sicher wertvoll, aber es geht ja letztlich um deren Anwendung. Sie können ja auch hunderte von Büchern lesen, wie man ein Auto fährt – wenn Sie dann selbst zum ersten Mal am Steuer sitzen kommen Sie ins Schwitzen.
Was Deutsche schätzen
Deutsche legen Wert auf möglichst wenig Worte. Je direkter kommuniziert wird, desto besser. Blumige Ausdrucksweisen werden als unnötig zeitraubend eingeordnet. Man sollte möglichst auf den Punkt kommen. Werden negative Punkte angesprochen, wie z.B. Verzögerungen oder Probleme, werden diese benannte, damit kein Missverständnisse aufkommen. Wohlgemerkt, hier geht es um die Sache.
Was Japaner bevorzugen
Japaner „ticken“ ein wenig anders. An oberster Stelle steht die Harmonie (jap.: Wa), die es zwischen den Geschäftspartnern zu erhalten gilt. Was könnte diese Harmonie stören? Zunächst einmal negative Ausdrücke. Stattdessen bevorzugen die Japaner positive oder bejahende Ausdrücke. Gleichfalls ist es günstig, die Vorteile aufzuzeigen, die der japanische Geschäftspartner genießt, wenn er Ihren Bitten oder Ihrem Anliegen nachkommt. Weiterhin spielt der Konjunktiv eine große Rolle, denn er hilft, die Botschaft so zu verpacken, dass der Empfänger nicht direkt vor den Kopf gestoßen wird.
Kommunikation auf Englisch – eine weitere Hürde
Ein weiteres Handycap auf beiden Seiten kann sein, dass in der interkulturellen Kommunikation mit Japan in der Regel die englische Sprache benutzt wird. Sind sie professionell in Englisch – umso besser. Oft ist es jedoch auch so, dass Ihr japanischer Geschäftspartner nur eingeschränkt Englisch spricht. Aber Vorsicht! Dies bedeutet nicht automatisch, dass er auch schlecht Englisch schreibt. Der Autor erlebte dies selbst, als er einen Englisch-Kurs an einer amerikanischen Universität besuchen musste. Die Klasse war auf dem höchsten angebotenen Niveau angesiedelt, und man hätte erwarten sollen, dass alle 12 Teilnehmer, von denen 2 Japaner waren, sich fließend ausdrücken können. Überraschenderweise war dies nicht der Fall. Ein Japaner hatte enorme Schwierigkeiten, dem Kurs zu folgen und mitzumachen. Und wenn er etwas sagte, oder besser gesagt sagen musste, tat er dies mit der typischen japanischen Intonation. Alle fragten sich, wie dieser Mann es geschafft hatte, in das höchste Kursniveau zu kommen. Die Antwort: Der Test zur Einteilung der Studierenden fand aufgrund der Anzahl ausschließlich schriftlich statt. Und der schriftliche Ausdruck des Japaners war sehr gut!
Japanische Anreden – oder doch lieber auf Deutsch oder Englisch?
Selbstverständlich sollte auf eine korrekte Anrede geachtet werden, das gebietet die Höflichkeit. Hierbei kommt es allerdings, wie auch in Deutschland, darauf an, welches Verhältnis man mit dem Adressaten hat. Kennt man sich bereits lange, handelt es sich um einen offiziellen Brief- oder E-Mail-Wechsel, ist die Beziehung gut oder möchte man sie verbessern? Es kann kompliziert sein, hängt die korrekte Anrede doch von vielen Faktoren ab. Gemeinsam ist allen, dass an den Familiennamen eine Silbe angehängt wird. Die Silbe –san bedeutet dabei „Herr“. Daneben gibt es eine Vielzahl an Suffixen, die im geschäftlichen Briefwechsel jedoch eine untergeordnete Bedeutung haben, es sei denn, man möchte alles wirklich super-richtig machen. Aber bedenken Sie: Kein Japaner wird von Ihnen als Ausländer erwarten, dass Sie sich bestens in japanischer Etikette auskennen. Bevor Sie also etwas Falsches machen, und das kann leicht passieren, bleiben Sie lieber authentisch und orientieren sich an den international üblichen Höflichkeitsfloskeln.
Wenn Sie auf Deutsch schreiben, ist es in der Regel ausreichend, den Nachnamen und akademische Titel zu benutzen, also wie auf Deutsch Sehr geehrte(r) Herr/Frau Dr. Yamamoto. Gennant wird jeweils der höchste akademische Grad. Kennen Sie den Adressaten bereits oder wissen Sie, dass er/sie keinen Wert auf eine förmliche Anrede legt, können Sie den akademischen Grad auch weglassen.
Auf Englisch sollte man entsprechend verfahren, also Dear Mr./Ms. Yamamoto.
Nützliche Phrasen
In Deutschland oft als „Füllwörter“ verspottet, können diese Anregungen helfen, den Japanern auf eine höfliche Art und Weise klarzumachen, was man möchte, gerade am Anfang der E-Mail:
„Darf ich Sie bitten …“
„Wäre es Ihnen möglich …“
„Wäre es Ihnen recht …“
„Bitte teilen Sie mir mit …“
„Bitte lassen Sie mich wissen …“
„Darf ich Sie am … um … in Ihrer Sprechstunde aufsuchen?“
„Hätten Sie Zeit, …“
„Wären Sie damit einverstanden …“ usw.
Interkulturelle Kommunikation Japan – Ein Beispiel verdeutlicht, was gemeint ist
Wenn alles prima läuft, gibt es sicher keine Formulierungsprobleme. Das Schreiben eines Briefes oder einer E-Mail wird erst dann zur Herausforderung, wenn es um negative Sachverhalte geht, wie z.B. eine Mahnung: Ein Kunde in Japan liefert die vereinbarte Spezifikation für ein Produkt nicht. Die zuständige Abteilung in Deutschland möchte dies anmahnen, bevor der vereinbarte Zeitplan durcheinander kommt.
In Deutschland wäre es valide, folgende Information zu schreiben:
„Wenn Sie uns die Spezifikation nicht bis xx.xx.xx senden, müssen wir den Zeitplan entsprechend anpassen.”
Geht der Brief oder die E-mail (was in den heutigen Zeiten ja viel wahrscheinlicher ist) nach Japan, könnte man folgende Formulierung wählen:
Wenn Sie uns die Spezifikation bis xx.xx.xx senden, warden wir sofort mit xxxxxx (geplante Aktion) starten, so dass xxxxxx (hier sollte der Nutzen oder der Vorteil stehen, wie z.B. schnellere Lieferung o.ä.). Sollten Sie mehr Zeit benötigen, uns die Spezifikation zuzusenden, möchten wir Sie höflich bitten, uns dies wissen zu lassen. Wir würden in diesem Fall dann gern die Möglichkeit den Zeitplan zu adjustieren und die weiteren Schritte mit Ihnen diskutieren.
Hier noch ein englischer Vorschlag für den o.g. Sachverhalt:
If you could send us the specification by nn.nn.nn, we will immediately proceed with xxxxxx (planned action) so that xxxxx (juicy benefits of your customer). In case it might take more time for the delivery of the specifications, please kindly let us know. We would like to discuss with you about the possibility of adjusting the timeline and further steps accordingly.
Ein weiteres Beispiel für eine elegante Formulierung
Ein weiteres Beispiel könnte sein: Ein japanischer Kunde hat seine Erwartungen an ein Projekt noch nicht genannt. Wieder steht der Zeitplan auf dem Spiel.
Eine direkte deutsche Formulierung, die keinen Zweifel an der Dringlichkeit zulässt wäre:
Bitte senden Sie uns Ihre Erwartungen bis xx.xx.xx. Andernfalls kommen wir mit dem Projekt in Verzug.”
Gegenüber einem japanischen Geschäftspartner wäre es besser, wie folgt zu formulieren:
Wir möchten Sie bitten, uns Ihre Erwartungen bis xx.xx.xx zu senden, so dass xxxxxx (hier wieder der Nutzen oder Vorteil für den Geschäftspartner). Sollten Ihre Information nach dem genannten Termin eintreffen, werden wir in jedem Fall versuchen xxxxxx (hier sollten Sie schreiben, was Sie alles tun können, um ihre Kreativität und Ihre Bemühungen zu zeigen), es könnten jedoch Schwierigkeiten bei xxxxx (alles, was verschoben werden müsste, um dem Geschäftspartner die Folgen höflich klar zu Machen) auftreten. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn es etwas gibt, wie wir Sie bei diesem Projekt unterstützen können.
Hier erneut ein englischer Vorschlag für die Formulierung des Sachverhalts:
May we ask you to (or please) send us your request by nn.nn.nn so that (the juicy benefit for your customer – same reason as above). In case your requests arrives after nn.nn.nn. we would still try to xxxx (anything you CAN do at that point – to show your effort and creativity), however it might be difficult to xxxxx (any actions that would need to be pushed later due to a delay – to be clear for your customer to see what kind of impact it would make in a polite way). Please feel free to let us know if there is anything we can assist you with this project.
Nehmen Sie sich Zeit
Die o.g. Beispiele verdeutlichen, dass man sich Zeit nehmen muss oder sollte, um eine adäquate Formulierung zu erstellen. Was in Deutschland meist als Zeitverschwendung und „um den heissen Brei herumreden“ wahrgenommen wird, gehört im Japan-Geschäft zum guten Ton. Die Extra-Bemühungen sind daher eine gute Investition, um eine gute und stabile Geschäftsbeziehung zu erhalten.
Der Abschluss
Hier gilt dasselbe wie für die Anrede. Natürlich gehört eine Höflichkeitsfloskel dazu. Sie können „Mit freundlichen Grüßen“ oder, etwas persönlicher, wenn man sich kennt, „Mit besten Grüßen“ schreiben. Das japanische Pendant lautet „Yoroshiku o-negai shimasu“ und bedeutet „Ich bitte Sie freundlich“. Eine hohe Respektsbezeugung wäre dann noch shimasu itashimasu, für Kunden oder besondere Respektspersonen. Auf Englisch wäre „Best regards“ ein guter Abschluss. Das deutsche „Ihr“ oder „Ihre“ sollte man übrigens nur verwenden, wenn man sich gut kennt und eine schnelle Antwort erwartet.
