Wie schreibt man E-Mails an US-Amerikaner? – Elemente der Kommunikation – Schriftlich ist schwierig

Wie schreibt man E-Mails an US-Amerikaner? – Elemente der Kommunikation – Schriftlich ist schwierig

Studien zeigen, dass es drei Einflussfaktoren gibt, wie eine Botschaft verstanden wird. Die größte Rolle mit ca. 60 % spielt hierbei die Körpersprache. Rund 1/3 wird durch den Tonfall bestimmt und nur etwa 7 % machen die Worte an sich aus. Steht man jemandem gegenüber, hat man alle drei Faktoren zur Verfügung. Schreibt man ein E-Mail ist man auf gerade einmal 7 % zurückgeworfen. Hier kann man sich leicht ausrechnen, dass es mitunter zu Missverständnissen kommen kann, gerade wenn die Kommunikation über Kulturen hinweg erfolgt.

Wie wirken Deutsche auf US-Amerikaner?

Gerade die Kommunikation zwischen US-Amerikanern und Deutschen ist hierbei von besonderer Bedeutung. Fragt man nach dem Image der Deutschen bei Amerikanern, bekommt man oft folgende Antworten:

  • Germans are mean and aggressive
  • Germans are difficult to deal with
  • Germans speak harshly and directly

Was tun mit diesem Wissen?

Kombiniert man beide Erkenntnisse wird deutlich, dass die E-Mail-Kommunikation zwischen US-Amerikanern und Deutschen ein sensibles Thema ist und leicht ein falscher Eindruck entstehen kann. Daher stellt sich die Frage: Wie soll man mit Amerikanern per E-Mail kommunizieren ohne in Fettnäpfchen zu treten oder unbeabsichtigte Wirkungen zu provozieren?

Wichtige Prinzipien beachten

Entscheidend für eine effiziente E-Mail-Kommunikation ist es, die wichtigsten Prinzipien zu berücksichtigen. Zunächst einmal sind E-Mails nicht geeignet, komplexe Sachverhalte zu diskutieren. Dies wird auch daraus deutlich, dass Amerikaner kurze E-Mails bevorzugen. Enthält die E-Mail mehr als 10 Sätze, ist es wahrscheinlich, dass sie erst einmal zurückgestellt wird. Weiterhin soll man eine E-Mail direkt beantworten, auch wenn man noch keine Antwort auf die Frage oder den Sachverhalt hat. Es zeigt dem Empfänger, dass man „an der Sache dran ist“. Ebenfalls ist es wichtig, in einer E-Mail eine Idee zu formulieren oder einen Sachverhalt anzusprechen.

E-Mails, die über eine Verteilerliste gesendet werden, haben den Effekt, dass sich niemand verantwortlich fühlt. Wenn man jemanden zu einer Aktion bewegen will, ist es notwendig, die E-Mail an die entsprechende Person direkt zu senden. Ist die Angelegenheit dringend, sollte man auf eine E-Mail verzichten und den Kollegen oder Geschäftspartner lieber anrufen. Hierbei ist die Häufigkeit des Kontakts mit entscheidend. Häufige Kontakte signalisieren Dringlichkeit.

Inhalte – Lösung vor Problem

Was die Inhalte angeht sollte man berücksichtigen, dass Amerikaner nicht an Problemen, sondern an Lösungen interessiert sind. Oft ergehen sich Deutsche darin, erst einmal in einer analytischen Art und Weise ein Problem zu schildern. Dies verwirrt Amerikaner. Von Vorteil ist es jedoch, dass Amerikaner grundsätzlich gern bereit sind zu kooperieren und behilflich zu sein.

Inhalte – Wertschätzung und Respekt sind Trumpf

Weiterhin ist es, wenig überraschend, von entscheidender Bedeutung, respektvoll zu kommunizieren, auch in E-Mails. Hier gelten jedoch mitunter andere Befindlichkeiten in den USA als in Deutschland, auch wenn viele Prinzipien für beide Länder gelten. Von besonderer Wichtigkeit ist es, jeden gleich zu behandeln und keine, wenn auch nur unterschwellige, Unterschiede oder Bemerkungen in Bezug auf Geschlecht, Hautfarbe, Religion oder Politik zu machen. Dies klingt auch für Deutsche völlig richtig, ist aber in einem Land, das über viele verschiedene Menschen verfügt wie den USA, von besonderer Bedeutung. Auch tendieren Deutsche dazu, den Verursacher von Problemen zu identifizieren und zu kritisieren. Dies kommt in den USA nicht gut an, denn wie bereits erwähnt sind die Amerikaner mehr an Lösungen interessiert, als zunächst die “Schuldigen” zu identifizieren. Hingegen kommt Lob immer gut an, ja es ist quasi der “Schmierstoof” für gute Beziehungen. Wie die Praxis in Deutschland zeigt, gilt vielfach der Grundsatz “nicht kritisiert ist gelobt genug”. Allerdings beklagten die meisten Deutschen, die ich fragte, sich über mangelnde Wertschätzung. Hier haben Sie die Gelegenheit, einmal das zu praktizieren, was Sie selbst erwarten. Manchmal hängt es an kleinen Worten oder Ausdrücken, die in Deutschland vollkommen in Ordnung sind, wenn der Kontext stimmt, die in den USA jedoch Verstimmung auslösen. So sollten Sie die Ausdrücke “yes, but”, “no” oder “this is impossible” tunlichst vermeiden. All dies signalisiert mangelnde Kooperationsbereitschaft und widerspricht  amerikanischen Prinzipien.

Zu einem respektvollen Verhalten gehört es auch, Fragen zu stellen. Fragen sind ein Signal für Interesse. Gleichzeitig ist es gut, wenn Sie viele Fragen aus USA erhalten, bewerten Sie dies als positiv, bewahren Sie im Zweifelsfall die Geduld und seien Sie nicht genervt.

Inhalte – Persönliches Interesse signalisieren

Persönliches Interesse wird in E-Mails durch den berühmten Small-Talk signalisiert. Dabei müssen keine langen Ausführungen erarbeitet werden, aber gerade die Deutschen, die sehr direkt kommunizieren und gerne „auf den Punkt kommen“, weil es ihrem Verständnis für Effizienz entspricht, sollten sich die Zeit nehmen, einen oder mehrere Sätze am Anfang einer E-Mail einzuflechten und nicht sofort in die geschäftliche Thematik eintauchen. Die Small Talk-Themen hierbei sind die üblichen unverfänglichen Dinge, wie Wetter, Geschäft, Hobbies, Sport oder Familie. Dies mag uns Deutschen als unerheblich erscheinen, ist aber mitunter entscheidend für eine gute Atmosphäre, auch schriftlich.

Was tun?, sprach Zeus – Anregungen

Wie könnte eine gelungene E-Mail also aussehen? Hier ein Beispiel, das die Elemente Einstieg – Grund der E-Mail – Details – Aktion – Abschluss berücksichtigt.

 

Einstieg – Small Talk, positive Dinge

Beispiele:“Thank you (very much) for….” oder Small Talk: “Hope you had a nice weekend”,  “Hope you are having a nice day”

Grund für die E-Mail – Formulieren Sie direkt, worum es Ihnen geht

Beispiele: “This message (mail) is to…” oder “I just wanted to inform you about/ask for/clarify…”

 

Details – Schreiben Sie, was Sie benötigen

Beispiele: “Needed is/are:” oder “Missing is/are:” oder “It would be helpful, if:”

 

Aktion – Zu guter letzt schreiben Sie, was der Andere bis wann tun soll

“To ensure that the delivery arrives on time, please do this or that( Aktion) by (Zeitbezug)” oder

“To avoid serious issues with the customer, please (Aktion) by (Zeitbezug)”

 

Abschluss – Verwenden Sie immer eine positive Formulierung und transportieren Sie die Nachricht, dass die Unterstützung Ihres amerikanischen Kollegen/Geschäftspartners Ihnen sehr willkommen ist und weiterhilft, auch wenn es für Deutsche als selbstverständlich gilt.

Beispiel: “I really appreciate your help on this. Have a great day.”

 

Was nicht tun – No go´s

Last not least sollten Sie bestimmte Ausrücke oder Formulierungen tunlichst vermeiden:

  • “Thank you in advance” – dieser Ausdruck nervt Amerikaner einfach nur.
  • Frauen werden mit Ms. angeschrieben, nicht mit Mrs. Mrs. ist veraltet und wird im schlimmsten Fall als Diskriminierung empfunden.
  • Das berühmte a.s.a.p. soll zwar Dringlichkeit ausdrücken, macht die amerikanischen Kollegen oder Geschäftspartner aber nur wütend.
  • Vermeiden Sie unbedingt Formulierungen wie “I want”, “I need”, “you must” oder “you must not”.
  • Vermeiden Sie ebenfalls das Wort “problem”. Amerikaner wollen Lösungen, keine Probleme.

Zu guter Letzt

Dieser kleine Beitrag soll Ihnen wertvolle Hinweise geben, wie man mit US-Amerikanern per E-Mail kommuniziert. Auch wenn diese Zeilen das Thema natürlich nicht erschöpfend behandeln können, sollten sie geeignet sein, mit ein wenig Übung und Aufmerksamkeit die elektronische Kommunikation über den großen Teich in geeignete Bahnen zu lenken. Also – nur Mut oder anders ausgedrückt: They I really appreciate your efforts. Have a great communication.

By | 2019-04-11T13:31:55+00:00 11. 04. 2019|Interkulturelles Training USA|

About the Author:

Rainer Beekes ist interkultureller Experte aus der wirtschaftlichen Praxis. Während seiner Unternehmenslaufbahn war er über 25 Jahre für multinationale Konzerne wie z.B. Volkswagen Financial Services, American Express, GMAC oder Société Générale in 5 Ländern in Linien- und Führungspositionen tätig. Der studierte Betriebswirt und Master of International Management (MIM) leitet Global Cultures – Akademie für interkulturelles Management, für die über 200 Experten zu 112 Ländern und Regionen weltweit tätig sind. | Linkedin | Xing | Google+ | Twitter | youtube | RSS |